Wstęp
Żadna firma nie jest w stanie robić wszystkiego dobrze. Działalność gospodarcza, oprócz przedmiotu samej działalności wymaga wielu innych czynności takich jak: księgowość, marketing, PR, logistyka czy sprzątanie. Warto jest rozważyć outsourcing każdej aktywności, w której firma nie czuje się silna. Najczęściej zlecane są między innymi czynności związane z internetem: tworzenie stron www, pozycjonowanie, hosting, reklama i marketing internetowy. Zewnętrzny partner może wnieść w tych obszarach nadzwyczajną wartość dodaną i odpowiednie tempo wykonania. Aby współpraca była możliwie najbardziej efektywna należy pamiętać o zagrożeniach i pułapkach. Poniżej omówimy najczęstsze z nich.
1. Nieprzewidywalność rezultatów
Różnica między tym, co było opisane przez zamawiającego, a produktem końcowym jest źródłem wielu rozczarowań.
“Ale my zamawialiśmy, coś innego”, “Nie tak to miało działać”, “Nie ma połowy funkcjonalności..”
“Nie zamawialiście takich funkcji”, “To nie było opisane”, “Przecież to jest standard - każdy .. to ma”.
Te i inne sformułowania towarzyszą konfliktom kończącym wiele projektów. Dlaczego tak się dzieje? Odpowiedź jest stosunkowo prosta. Zamawiający mówi swoim “nie branżowym” językiem i zakłada, że rozumiemy go dokładnie zgodnie z jego wizją. Wykonawca za to posługuje się swoim doświadczeniem i życzenia klienta przekłada na znane sobie przykłady. Powstaje wybuchowa mieszanka, która rzadko zaspokaja potrzeby klienta.
Ratunkiem może być próba wprowadzania standaryzacji przy formułowaniu potrzeb. Ubranie tego procesu w powtarzalne ramy zapewni porządek w zbieraniu informacji. Ciekawe narzędzia to prototypy, makiety i szkice. Po nitce do kłębka - możliwe jest dojście do spójnej wizji mniejszymi krokami. Edukacja klienta podczas tworzenia i uzgadnianie poszczególnych etapów zapewni porozumienie oraz rozwieje coś co nazywamy “mgłą wiedzy”.
2. Mgła wiedzy
“Co oni w ogóle robią?”
“Pewnie nic nie robią! Znajdź mi umowę; jak możemy ją rozwiązać?”.
Zamawiający widzi handlowca i wynik końcowy. Po drodze dzieje się bardzo dużo i mija czas. Im bliżej terminu oddania projektu, tym bardziej klient oczekuje efektu. Każdy dzień zwłoki to frustracja i obawa przed powodzeniem projektu. Oderwanie klienta od procesu tworzenia efektu jest złym pomysłem. Angażowanie lub, w mniej absorbującym wydaniu, informowanie to klucz do sukcesu. Wszyscy chcemy wiedzieć za co płacimy. Jest to szczególnie ważne przy projektach ciągłych i rozwleczonych w czasie. Dobra relacja nawiązuje się wtedy, kiedy obie strony czują się komfortowo. Dla zlecającego przystępne podane informacje z procesu są bezcenne.
Przykładem usługi owianej mgiełką tajemnicy jest pozycjonowanie - magiczne działania zmierzające do wywindowania danej strony www w wynikach wyszukiwania. Oczekiwanie na efekt odłożone w czasie na tygodnie,a nawet wiele miesięcy. W takiej atmosferze zamawiający wielokrotnie zastanawia się nad efektywności współpracy. Niezmiernie ważne jest zapewnienie komfortu w postaci opisu wykonywanych działań i terminów oczekiwanych rezultatów. Co jest robione, jaki to ma cel i jak działa, kiedy spodziewać się efektów, jakie są oznaki poprawy, co można zrobić w między czasie?
3. Brak kontroli czasu
“Proszę napisać, na kiedy ostatecznie jesteście w stanie skończyć ten projekt?”
Mail o takiej treści potrafi zjeżyć włos na głowie wykonawcy. Niesie on ze sobą pokład negatywnych emocji. Zamawiający spodziewa się efektów pracy, które nie nadeszły. Nie zna czasu skończenia. Terminy gonią, napięcie rośnie. Opóźniają się inne, zależne zadania i projekty. Pojawiają się utracone korzyści.
Mówi się, że w projektach informatycznych niedotrzymane terminy są normą. Nie oznacza to, że nie należy z tym walczyć, a już na pewno nie można się na to godzić.
Szacowanie czasu to kwestia doświadczenia. Jeśli firma wykonała szereg projektów, to zna zagrożenia. Planujący projekt ma szansę oszacować go w sposób prawdziwy, o ile obroni się przed naciskami na sztuczne skracanie czasu w ofercie - “a potem jakoś to będzie”.
Zamawiający jest zobowiązany do przewidzenia poślizgu pomimo zapewnień ze strony wykonawcy. Kary umowne, choć ważne, nie przyśpieszą, nie zwolnią z odpowiedzialności i nie uratują projektu.
Po raz kolejny radą na kontrolę czasu jest angażowanie klienta w proces tworzenia. Klient “obserwując” pracę i postępy szybko wyłapie rozbieżności w harmonogramie. Szybka diagnoza to szansa korekty i powrotu na szybki tor. Uczciwość w relacji z klientem połączona z dobrym raportowaniem to klucz do sukcesu w tej dziedzinie. Bo czas to pieniądz!
4. Brak kontroli kosztów
Koszty mają to do siebie, że lubią rosnąć. Każdy poślizg czy nieprzewidziana sytuacja potrafi namieszać w budżecie. Nie każdy budżet można w nieskończoność rozciągać. Brak środków to powód zamknięcia wielu projektów. Można uznać koszty za najważniejszy problem, a kontrolę nad kosztami za priorytet zarządzania projektem. Zarówno po stronie wykonawcy, jak i zamawiającego.
Istnieją trzy sprawdzone metody na kontrolę kosztów. Pierwsza dotyczy wyboru oferty. Już na tym etapie powinno się zacząć zdrową selekcję. Najtańsza oferta nie jest najlepsza, a przynajmniej nie musi taka być. Z czego wynika niska cena? Należy poprosić oferentów o rozbicie wyceny na składowe i przyjrzeć się im dokładnie. Czy da się za takie wynagrodzenie wykonać te czynności? Czy widać gdzie różnią się te wyceny? Czy wykonawca jest w stanie uzasadnić wyższą cenę?
Druga metoda opiera się na odpowiednio skonstruowanej umowie. Po pierwsze należy określić cenę, czas wykonania i końcowy efekt. Specyfikacja efektu musi być dokładna i nie budzić wątpliwości. Po drugie kary umowne.
Trzecia, najlepsza, to referencje. Czy wykonawca jest w stanie pochwalić się zadowolonymi klientami? Warto zadzwonić do przykładowego klienta i zapytać o kluczowe elementy współpracy. Ta praktyka znana i stosowana w USA, w Polsce jest mocno zaniedbana.
5. Nieprzystosowanie się do otoczenia
Jeśli w branży, w której wymagana jest treść tekstowa podzielona na podstrony, ktoś buduję stronę w technologii flash, to może spodziewać się kłopotów. Jego strona www może wyglądać atrakcyjnie i świeżo, ale nie da się jej pozycjonować, a dodawanie nowej treści wymaga ingerencji grafika. Takie niedostosowanie się do otoczenia występuje wtedy, kiedy trafia się na złych doradców. Takich pułapek jest bardzo dużo. Tylko doświadczony zespół potrafi dobrać technologie i odpowiednio je ze sobą połączyć. Należy wiedzieć, co jest “na czasie”, co działa, co przynosi lepsze rezultaty, jakie są standardy. Działanie wbrew tym zasadom wymaga większych budżetów, czasu i odwagi. Przede wszystkim jednak wymaga zrozumienia powodów i świadomego działania.
Dobry wykonawca zastosuje odpowiednie do sytuacji narzędzia i zapewni produkt spełniający swoje zadanie od strony efektywnościowej. W celu grania w daną grę należy poznać jej zasady. Dopiero wtedy można świadomie grać według tych zasad lub je łamać. W innym wypadku zawsze będzie nam towarzyszyła myśl “Czy coś mnie nie omija - czy coś nie jest źle zrobione?”.
6. Rozproszenie dostawców i uwagi
W dzisiejszych czasach strona www, która spełnia swoje zadanie np. zbiera zapytania ofertowe - to bardzo złożone przedsięwzięcie. Wymaga koordynacji czynności: zaplanowania projektu, wybrania domeny, zaprojektowania grafiki, zakodowania grafiki na kod html, css i pliki graficzne, wyboru dostawcy hostingu, wysłania strony na serwer, wyboru sposobu obsługi zapytań lub systemu crm, wdrożenie tych systemów, promocji strony w wyszukiwarkach, uruchomienia działań promocyjnych...
Powyższa lista to zadanie dla co najmniej 5 specjalistów! Jeśli projekt jest rozbudowany, to każdy z etapów rodzi swoje opóźnienia i zagorzenia. Zebranie specjalistów z rynku wymaga czasu na rozeznanie się. Negocjacje cen i terminów to kolejne opóźnienia. Istnieje ryzyko wyboru niesolidnego dostawcy. Następuje prawdziwe rozproszenie uwagi!
Najlepszy sposób na wyeliminowanie powyższego, to wybór dostawcy usług zintegrowanych. Z pozoru droższe rozwiązanie okazuje się bardzo efektywne, szybkie i na koniec dnia tańsze!
7. Mała efektywność
Każdy projekt ma swój początek: pomysł i koniec: rachunek. Celem nadrzędnym jest doprowadzenie projektu do szczęśliwego końca w zamierzonym czasie i budżecie. Następnie dążymy do tego, aby zainwestowane środki zwróciły się z nawiązką.
Zwrot inwestycji nastąpi pod warunkiem, że pomysł jest trafiony, wykonanie prawidłowe, a projekt zostanie wdrożony. Etap planowania jest bardzo często zaniedbywany, a to właśnie wtedy najtaniej jest ocenić potencjał. Tylko partner solidny i doświadczony pomoże w tej ocenie. Faza budowania powinna być przeprowadzona na czas i z ustalonym budżetem. Dodatkowo zgodnie z obowiązującymi normami i standardami. Na koniec zostaje wdrożenie projektu. Nowa strona www na nic się zda, jeśli nikt na nią nie wejdzie. Wysoka pozycja fraz nic nie da, jeśli wybrano złe frazy lub strona www się nie ładuje. Audyt strony www to tylko dokument - bezwartościowy do momentu wprowadzenia go w życie.
Warto tu przypomnieć starą zasadę prowadzenia projektów: “Zaczynaj z wizją końca”. To zdanie kryje w sobie wszystkie ważne elementy i wyjaśnia istotę uzyskiwania wysokiej efektywności.
Na koniec
Powyższe problemy mogą pojawiać się w “zestawach” lub pojedynczo. Mając ich świadomość możemy dokonywać lepszych wyborów partnerów i podpisywać korzystniejsze umowy. Jest to ważne, ponieważ główna działalności firmy nigdy nie powinna ucierpieć z powodu błędów w działaniach około biznesowych. Strata czasu, pieniędzy i produkt końcowy na niezadowalającym poziomie są niedopuszczalne w dzisiejszym, wysoko konkurencyjnym biznesie.
